E-Rechnungspflicht ab 2025
Seit 2012 versendet HSM Rechnungen bereits digital, mittlerweile haben wir den digitalen Versand auf fast 97 % erweitert. Auch Eingangsrechnungen erhalten wir mittlerweile fast ausschließlich digital als PDF oder laden uns diese aus Portalen eigenständig herunter. E-Rechnungen sind für uns demnach nichts neues.
Dennoch ändert sich jetzt etwas. Ab dem 1. Januar 2025 werden wir unsere Rechnungen im ZUGFeRD-Format versenden und empfangen. Diese Umstellung erfolgt im Einklang mit den neuen gesetzlichen Anforderungen zur Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Bereich.
Was bedeutet das für Sie?
- Effizientere Abwicklung: E-Rechnungen ermöglichen eine schnellere und fehlerfreie Verarbeitung.
- Rechtssicherheit: E-Rechnungen erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen und bieten eine bessere Nachverfolgbarkeit.
- Umweltfreundlich: Durch den Verzicht auf Papier leisten wir gemeinsam einen Beitrag zum Umweltschutz.
Was müssen Sie tun?
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu empfangen und zu verarbeiten.
- Informieren Sie bitte auch Ihre Buchhaltungsabteilung oder Ihren IT-Support über diese Umstellung. Ein ordnungsgemäßer Rechnungseingang muss sichergestellt sein.
6-Punkte Leitfaden für die Einführung von E-Rechnungen
Nicht jeder muss das Rad erneut erfinden, daher finden Sie hier unseren Leitfaden für die Einführung der E-Rechnung (natürlich inhaltlich neutral gestaltet):
- Analyse und Planung:
- Bestandsaufnahme: Analysieren Sie Ihre aktuellen Rechnungsprozesse und identifizieren Sie, welche Systeme und Abläufe angepasst werden müssen.
- Verantwortlichkeiten festlegen: Bestimmen Sie, wer in Ihrem Team für die Umstellung verantwortlich ist und erstellen Sie einen klaren Fahrplan mit Meilensteinen.
- Technische Anpassungen:
- ERP- und FiBu-Systeme prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre ERP- (Enterprise Resource Planning) und FiBu- (Finanzbuchhaltung) Systeme E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD unterstützen.
- Software-Updates: Führen Sie notwendige Software-Updates durch oder implementieren Sie neue Lösungen, die die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglichen.
- Prozessanpassungen:
- Geschäftsprozesse anpassen: Passen Sie relevante Geschäftsprozesse wie Einkauf, Verkauf, Buchhaltung und Rechnungsstellung an die neuen Anforderungen an.
- Schulung der Mitarbeiter: Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit den neuen Systemen und Prozessen, um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten.
- Kommunikation mit Geschäftspartnern:
- Information der Geschäftspartner: Informieren Sie Ihre Geschäftspartner über die Umstellung und stellen Sie sicher, dass auch sie bereit sind, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
- Testphase:
- Pilotprojekte durchführen: Starten Sie mit einer Testphase, um die neuen Prozesse zu überprüfen und eventuelle Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.
- Kontinuierliche Überwachung und Anpassung:
- Regelmäßige Überprüfung: Überwachen Sie die neuen Prozesse kontinuierlich und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, um Effizienz und Compliance sicherzustellen.
Durch eine sorgfältige Planung und Umsetzung können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen bereit ist für die E-Rechnungs-Pflicht ab 2025. Sicherlich haben Sie die meisten Punkte dieser Liste schon bearbeitet. Aber manchmal übersieht man einen Punkt oder würde gerne wissen, wie andere Unternehmen dies lösen. Daher dachten wir uns, es macht Sinn, wenn wir Leitfaden an unsere Kunden weitergeben.
SILVIA KEMPFER
